MICE e incentivos en Turquía: reuniones, incentivos, congresos y eventos

Los formatos que cotizamos son los mismos que reconoce nuestro formulario: viaje de incentivo, reunión de empresa, congreso o convención, presentación de producto y otros eventos de empresa. Para cada uno, la operación se compone de estos bloques:

Lo que no aparece en esta tabla no está confirmado como servicio propio. Si su evento necesita producción audiovisual, montaje de escenario o la contratación directa de un recinto, indíquelo en la solicitud: le diremos por escrito qué parte operamos nosotros y qué parte queda fuera de la propuesta, antes de que la cuente a su cliente.

Una propuesta MICE se envía en 72 horas laborables desde que tenemos los datos completos, en neto para la agencia. Lleva el programa día a día con los horarios de trabajo y de visita, los hoteles por categoría, los traslados y vehículos, los guías, las comidas de grupo, los opcionales y las condiciones de pago y cancelación.

Lo que necesita una solicitud MICE para cotizarse a la primera:

• Tipo de evento: incentivo, reunión, congreso o convención, presentación de producto u otro.
• Número de participantes, aunque sea aproximado, y distribución de habitaciones (dobles, individuales).
• Fechas y ciudad o ciudades; si las fechas son flexibles, el mes y el número de noches.
• Qué necesita del hotel: sala de reuniones (aforo y horas), cena de gala, espacios para pausas.
• Proporción trabajo y visitas: qué jornadas son de reunión y cuáles de programa social.
• Categoría hotelera, idioma de los guías y régimen de comidas.
• Aeropuertos y horarios de los vuelos internacionales, si ya existen, para dimensionar los traslados.

El precio neto de un evento depende del número de participantes, de las fechas, de la categoría hotelera, de los espacios que pida al hotel y de las actividades elegidas; por eso no existe una tarifa MICE publicada. El formulario de cotización tiene un bloque específico para MICE (tipo de evento y necesidades); también puede enviar el pliego por correo.

Con la propuesta aceptada por escrito, confirmamos el hotel y sus espacios, los vehículos, los guías y las comidas de grupo, y enviamos el programa final con los vouchers, los horarios de cada traslado y los contactos en destino. La persona del equipo de reservas que ha preparado el expediente lo sigue durante el evento, y el teléfono de emergencia está atendido las 24 horas.

Reglas de operación propias de un grupo de empresa en Turquía:

• Los horarios de trabajo mandan. El programa social se construye alrededor de las sesiones, y las visitas se acortan o se mueven sin perder contenido cuando una reunión se alarga.
• Llegadas escalonadas. En un evento los participantes suelen llegar en vuelos distintos; los traslados se dimensionan por franjas horarias, y la lista de vuelos definitiva se pide antes de la salida.
• Lista de participantes. Los nombres completos, tal como figuran en el pasaporte, hacen falta para los vuelos internos y para los hoteles; los cambios de última hora se atienden hasta donde los proveedores lo permiten.
• Calendario. Las fiestas religiosas (Ramazan Bayramı y Kurban Bayramı, de fecha variable) cambian horarios, llenan vuelos y carreteras y condicionan la disponibilidad de salas y restaurantes; las fechas de un evento se fijan con ese calendario a la vista.
• Monumentos. Los museos tienen día de cierre semanal, las mezquitas en uso cierran en los tiempos de oración y Santa Sofía tiene un régimen de visita que puede cambiar sin aviso; el programa social se ordena con esas restricciones y prevé alternativa.
• Capadocia. El vuelo en globo es opcional, se confirma de madrugada y se cancela por viento o visibilidad; en un incentivo se programa para el primer amanecer disponible y se avisa del margen real.

Tres ciudades concentran la operación MICE. Estambul, con dos aeropuertos internacionales y la mayor oferta hotelera del país, es la sede natural de reuniones, congresos y presentaciones, y permite un programa social de medio día sin salir de la ciudad. Capadocia es el destino de incentivo por excelencia: a poco más de una hora de vuelo de Estambul, con paisaje, actividades de grupo y hoteles de categoría, y el globo como opcional. Antalya y la Costa Turquesa encajan en convenciones que combinan trabajo, mar y visitas a yacimientos.

Las condiciones comerciales generales son las publicadas en el área de agencias: depósito del 30 % al confirmar la reserva (el importe íntegro en reservas con 30 días o menos de antelación), saldo del 70 % como máximo 31 días antes de la salida, y escala de cancelación de 25 % entre 89 y 61 días, 50 % entre 60 y 31 y 100 % con 30 días o menos. Se paga por transferencia bancaria o con tarjeta de crédito, con un recargo del 3 % en los pagos con tarjeta.

En un evento hay además condiciones de los propios proveedores —salas, cenas de gala, bloqueos de habitaciones— que pueden exigir plazos de confirmación y penalizaciones propios. La propuesta las indica servicio por servicio, para que la agencia las traslade a su cliente antes de firmar.